IT- Informationsteknik          

 

PDF	VIRUS	BACKUP	SKRIVARE	OFFICE

Vad är IT?

Informationsteknik är teknik som gör att information kan spridas snabbare och enklare.

Telefon och Fax är exempel på snabba media för överföring av information.  E-post och hemsidor på Internet är andra sätt.

Här tänkte jag ge lite tips för att göra vårt arbeta snabbare och bättre.

Utskick:
Det blir billigare och snabbare med e-post eller fax än vanliga brev.  Ett brev kostar i snitt 10 kronor för en sida med kuvert adresslapp och porto. Samma information skickas till nästan obegränsat antal mottagare för ca en krona.
75 utskick kostar alltså 750 kronor med brev och 1 (en) krona med e-post. ett fax kanske kostar 1,50 alltså skulle 75 fax kosta ca 110 kronor.

Det är viktigt att utskicken går att skriva ut så att det blir ett bra resultat - alltså att det ser likadant ut hos mottagaren som hos den som skickade meddelandet.

Det enda (bästa) sättet som jag vet om är att skapa ett pdf-dokument.
Ett pdf-dokument kan vara signerat med penna (protokoll) samt vara lösenordsskyddat så att inte vem som helst ska kunna läsa det.
Så här går det till:
Man måsta ha ett program som skapar pdf. Programmet heter Adobe Acrobat och kostar ett par tusen. (Det finns gratis alternativ). pdf995 är en "gratis" drivrutin som gör att du kan skapa ett pdf-dokument .
När jag skriver ut dokumentet så väljer jag en skrivare som heter pdf-writer. När jag sedan trycker på utskrift får jag ange filnamnet och platsen där jag vill spara filen.
Därefter bifogar jag filen i mitt brev eller så lägger jag ut filen på min hemsida och skickar "länken" i e-brevet så att mottagaren får hämta dokumentet på Internet.
 

Om vi vill skicka ett dokument som andra kan använda så måste man vara noga med att man skickar filen i rätt format.
De flesta använder Office eller Works som programvaror.

Textdokument sparas lämpligen i ett format som kallas för RTF. Det är ett generellt textformat som de flesta program kan öppna och spara.

Register gör man enkelt i Excel. För att man ska kunna öppna registret i olika versioner av Excel samt i Works så ska man sparar i formatet DBF.

Mallar:

Vi kan ha gemensamma mallar för exempelvis protokoll och utskick. Då får vi ett mera officiellt och korrekt ansikte utåt.

Vem vill vara med och utforma FUB Skånes stil?

Rekommenderade program:

Här rekommenderar jag de program som jag anser är lämpliga på en seriös dator som inte huvudsakligen används för spel.

Windows NT4 för de gamla datorerna med upp till 500 MHz CPU och 64 MB RAM. Windows 2000 eller XP för de nya.

Office 97, 2000 eller XP, (FrontPage för hemsida).
Openoffice är ett gratis alternativ som klarar det mesta som Microsoft Office gör.

Adobe Acrobat Reader i rimligt ny version (4 eller senare).
För att läsa PDF-filer behöver du ett särskilt tilläggsprogram, Acrobat Reader, på din dator. Om du inte redan har det kan du hämta det gratis. En fil kan ta en stund att ladda ner beroende på storlek och på utrustningen du använder.         
ACDsee som bildvisningsprogram - gärna äldre version.
Paint Shop Pro som bildredigeringsprogram - gärna äldre version.
Windows Commander 32 som extra filhanterare.
WinAmp som musikspelare - gärna äldre version.

Antivirusprogram - högst 3 veckor gammalt måste ständigt uppgraderas.
Installera aldrig ett nytt antivirusprogram på din dator om du redan har ett gammalt - av-installera det gamla först!
FUB Skåne och FUB Kristianstad använder PANDA Antivirus som är snabbt att uppdatera. Det tar ca 10-20 sekunder var dag man kopplar upp sig om man har en långsam telefonlinje.
Det finns ett gratis antivirusprogram som heter AVG http://www.grisoft.com/html/webreg15.php .
Spy-ware och Ad-ware
Spy-ware är program som skickar uppgifter om dig (vad du gör på datorn eller vad du har för program och utrustning i din dator) till något företag när du är uppkopplad på Internet.
Ad-ware tar också reda på en del om dina datorvanor och skickar reklam till din dator via din Internetuppkoppling.
Ditt antivirusprogram skyddar dig inte mot Spy-ware eller Ad-ware.
Ett gratisprogram som har fått mycket bra kritik är Ad-Aware som skyddar din dator mot program som vill skicka information om dig ut till företag på Internet. AdAware hittar du på Internetadressen : http://www.lavasoft.de/

Rekommenderad datorutrustning:

Laserskrivare - alltid första valet vid utskrifter.
OKIPAGE 8w Lite 2700:- / 275:- för toner
HP LJ 1000w 2900:- / 800:- för toner
Kombinationsskrivare - HP K80 för Fax, Färgkopiator, Färgskrivare och dokumentskanner allt på samma bordsutrymme som en vanlig färgskrivare - komplettera med programmet Adobe Acrobat.
K80 3800:- /  850:- för bläckpatroner - kopierar från magasin
G85 5000:- / 850:- för bläckpatroner - kopierar tjocka original (flatbädd)
CD-brännare - mycket säkrare än disketter för backup - och det enda rimliga alternativet för mera komplett backup av en dator.

När du skannar så rekommenderar jag följande:
Send to : HP Image editor
Text as image (300dpi s/v)
Preveiw each page ska vara förbockad.
Settings – scanning – alla rutorna utan kryss.
 
Start scan
Save as – (filformat - tiff compressed).
Det går snabbt att skanna 20 sidor till ett bibliotek (som man väljer vid första ”Save as”).
 
Om jag sedan vill ha över det i Adobe Acrobat så importerar jag de redan inskannade bilderna i raskt tempo (import image).

När jag sedan vill spara pdf-filen så ska jag välja security standard längst ned. Där kan jag specificera om man ska kunna redigera dokumentet eller enbart kunna skriva ut det.
Jag bestämmer också om det ska ha lösenord för att öppna det.
Det kan vara praktiskt om det är ett protokoll som innehåller känsliga uppgifter och man ändå vill att styrelsen ska kunna ladda ned det från hemsidan.

Jag har lagt upp styrelseprotokollen med lösenord ”********”.
De ligger i mappen mallar_prot på hemsidan.

Detta är dessutom en backup om originalet skulle försvinna
 

Vi är lika olika som Ni